Quando se está a trabalhar com equipas num ambiente de startup, é muito importante ter processos bem estabelecidos para manter tudo organizado.

Tudo precisa estar claro e em ordem para que se reduza significativamente a quantidade de coisas que não vão tão bem quanto se esperava quando se iniciou a jornada, podendo potencialmente gerar stress que podia ser facilmente evitado.

Esses processos devem ser adotados muito cedo, pois quando não se definem os processos no início, corre-se o risco de começar com um ambiente de trabalho muito desorganizado, onde a comunicação não é clara, a equipa não sabe exatamente como acompanhar e gerir o seu próprio desenvolvimento e desempenho e até mesmo como organizar o que está a ser construído. Coisas como falta de organização afeta não apenas a produtividade como também a escalabilidade. Por exemplo, pode tornar muito difícil para um novo membro saber exatamente como trabalhar ou como entrar nos projetos em que a equipa está envolvida. Primeiro, porque não há nada que seja utilizado para rastrear o trabalho da equipa que o novo membro possa olhar, interpretar, utilizar como referência e entender como ele deve se posicionar para colaborar com os produtos e projetos a partir do ponto em que ele começa a trabalhar dentro da startup.

É por isso que existem ferramentas de produtividade que startups, pequenas e grandes empresas podem e devem utilizar para organizar e gerir seus processos, ter uma comunicação clara e efetiva dentro da equipa e conseguir escalar facilmente se necessário, pois tudo está definido de maneira que seja fácil de rastrear e replicar.

“Existem ferramentas de produtividade que podem e devem utilizar para organizar e gerir seus processos, ter uma comunicação clara e efetiva dentro da equipa e conseguir escalar facilmente se necessário.”

Na Void, utilizamos algumas ferramentas que são muito úteis para manter a organização, ajudar a equipa a ser mais produtiva e – quando chega a hora de um novo membro entrar e se juntar à startup – ser fácil de escalar. Gostaríamos de compartilhar algumas dessas ferramentas de produtividade para que possa eventualmente aplicá-las no contexto da sua equipa e ajudá-lo a organizar melhor o seu trabalho e ser mais produtivo em geral nos projetos e produtos que estiver envolvido.

Slack

O primeiro produto que utilizamos é o Slack.

Slack é a ferramenta de comunicação de escolha da Void. Ele nos permite trocar mensagens com os membros da equipa e acompanhar os tópicos que são criados em vários projetos de forma segmentada e organizada. Também nos permite separar a comunicação de trabalho da comunicação pessoal. Uma ferramenta de comunicação dedicada ajuda a equipa a ter todas as mensagens centralizadas e voltar a qualquer tópico criado no passado com facilidade.

Jira

Para criação e gestão de tarefas, utilizamos o Jira.

O Jira é a ferramenta que utilizamos para acompanhar todas as tarefas que a equipa tem. Utilizamos tanto para gerir os nossos sprints de desenvolvimento, como em modo kanban para projectos adhoc. Ele nos permite organizar e marcar os membros da equipa que devem trabalhar na tarefa e atualizá-la à medida que o status da mesma muda (e integramos com o Slack para a equipa ser notificada sobre o status da tarefa ou projeto). Também é útil para manter o backlog de tarefas que estão por fazer e o registo de tudo o que foi feito para que a equipa possa voltar a ele, havendo necessidade.

Miro

Outra ferramenta que utilizamos é o Miro.

Usamos o Miro para colaboração. É realmente útil para iterar rapidamente as ideias com os membros da equipa devido ao recurso de post-its, criar moodboards que podem ser facilmente compartilhados e comentados. Também o utilizamos para organizar o nosso plano de comunicação para social media.

O Miro tem muitos recursos de colaboração que podem ajudar equipas com necessidades muito específicas. Por isso, vale a pena conferir e ver se atende alguma necessidade que a sua equipa possa ter.

Google Drive

Uma ferramenta muito conhecida que também utilizamos é o Google Drive. Basicamente a utilizamos para armazenar arquivos e manter os ficheiros organizados. Criamos pastas para diferentes versões dos arquivos nos quais trabalhamos. É bastante simples de utilizar e, em última análise, nos ajuda a ter tudo em um só lugar e consultá-lo quando necessário.

Essas são algumas das ferramentas que fazem parte do dia-a-dia da Void. Apesar delas serem conotadas como ferramentas de produtividade e colaboração, elas podem fazer apenas metade do trabalho necessário para manter as coisas organizadas, a outra metade é a mentalidade e os processos. É muito importante entrar num projeto com a mentalidade de produtividade e organização, pois se não conseguir organizar os produtos e processos sem as ferramentas (em papel), é muito pouco provável que conseguirá organizar com as ferramentas e aproveitá-las a seu favor. Portanto, ao procurar ferramentas de produtividade para o próximo projeto da sua equipa, lembre-se de que a organização precisa começar fora das ferramentas para que as ferramentas possam realmente ser úteis.